Compound Document Management, Versionierung, Enterprise Content Management, Electronic Filing, Collaboration, Groupware, Informationslogistik, Workflow-Management

Betriebswirtschaftliche Betrachtung unseres Dokumentenmanagements

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach 'zeitlose' Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

Dokumente sicher Speichern

Dateien hinzufügen, modifizieren, löschen und gruppenbasiert organisieren. Daten werden verschlüsselt gespeichert für maximale Sicherheit!

Verlauf und Monitoring

Alle Aktivitäten Ihrer Klienten werden protokolliert und via Geotargeting anhand der IP ausfindig gemacht. Mit nur einem Klick überwachen Sie alle Daten eines user, die modifiziert, betrachtet oder gelöscht wurden. Browser, Betriebssystem und IP-Adresse werden mit Timestamp versehen und in einer Extradatei geloggt.

Zugriffsbeschränkung

Absolute Kontrolle über den Zugriff aller Gruppen und User. Dokumentberechtigungen können vererbt werden, unbegrenzte Anzahl an Gruppen und Usern.

Dateitypen

Sie bestimmen welche Dateitypen hochgeladen und bearbeitet werden dürfen. Live-Vorschau Ihrer Dokumente macht das Organisieren zu einem Kinderspiel.

Massenverarbeitung

Besonders große Projekte profitieren von einer Stapelverarbeitung. Formelerstellung und Regeln können als Template gespeichert und für jede Art des Batchprocessing verwendet werden. Fügen Sie mit einem Klick bis zu 2GB Daten in das System und lassen Sie unsere Software die Aufteilung automatisch mit allen Berechtigungen auf die Gruppen und User verteilen!